Bab 6

Variasi Dokumen Pengolah Kata

A.       Menyisipkan Tabel

ü Membuat tabel baru

Untuk menambahkan tabel ke dalam dokumen word langkah-langkahnya;

a.       Klik tab insert lalu klik ikon Table pada grup ikojn Tables.

b.       Lalu soror banyaknya kolom dan baris yang akan disipkan.

c.       Apabila kolom dan baris pada tabel yang disipkan dalsm jumlah banyak, maka setelah menekan ikon table dilakukan dengan menekan insert table yang akan menampilkan kotak dialog insert table.

1.         Pada number of columns, tentukan banyak kolom yang akan disipkan.

2.       Pada number of rows, tentukan banyak baris yang akan disisipkan.

d.       Tabel baru akan ditambahkan pada dokumen.

ü Menyisipkan baris atau kolom baru

Apabila dalam tabel yang tekah dibuat terdapat kekurangan baris atau kolom  maka ia dapat menyisipkan kolom atu baris baru.

a.       Sorot kolom/baris pada tabel yang akan disisipi dengan kolom atau baris baru.

b.       Pada Table Tools, klik tab Layout. Pada grup Rows & Columns kita dapat memilih pilihan berikut:

1.         Insert Above untuk menyisipkan baris baru diatas baris yang disorot.

2.       Insert Below untuk menyisipkan baris baru dibawah baris yang disorot.

3.       Insert Left untuk menyisipkan baris baru diatas baris yang disorot.

4.       Insert insert Below untuk menyisipkan baris baru dibawah baris yang disorot.

ü  Menghapus sel, baris, kolom atau tabel

Apabila dalam tabel yang kita buat ada kelebihan sel, baris ataupun kolom, maka kita bisa menghapusnya dengan cara:

a.       Sorot kolom atau baris yang akan dibuang.

b.       Pada Table Tools, klik Tab Layout. Pada grup Rows & Columns, klik perintah deete dan kita dapat memilih pilihan berikut:

1.         Delete Cells untuk menghapus sel yang ditempati insertion point.

2.       Delete Columns untuk mengapus kolom yang tersorot.

3.       Delete Rows untuk menghapus baris yang tersorot.

4.       Delete Table untuk mengahapus tabel yang ditempati insertion point.

ü Merubah perataan teks pada setiap sel

Teks yang kita masukkan ke dalam tabel dapat kita atur perataanya dengan menggunakan alligment pada tab Home di grup Paragraf. Langkah-langkahnya:

a.       Sorot beberapa sel yang akan dirubah perataan/posisinya.

b.       Pada Table Tools, di tab Layout dan grup Alligment, kita dapat memilih dengan menekan salah satu bentuk perataan sesuai dengan yang kita inginkan.

Untuk mengatur orientasi/arah teks pada tabel, langkah-langkahnya:

a.       Sorot teks pada tabel yang akan dirubah orientasinya.

b.       Pada table tools di tab layout dan grup Alligment kita dapat menekan perintah teks Direction dan lakukan beberapa kali sehingga arah teks sesuai dengan keinginan kita.

ü Menggabungkan Sel

Untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu, langkah-langkahnya:

a.       Sorot beberapa sel yang akan digabung.

b.       Klik perintah Merge Cells pada table tools, di tab layout dan grup Merge.

ü Mengatur lebar baris atau kolom

Untuk mengatur ukuran baris atau kolom, langkah-langkahnya:

a.       Sorot baris atau kolom yang akan diubah ukurannya.

b.       Klik tab Layout, pengaturan lebar baris dan kolom terdapat pada Ribbon Cell Size.

B.      Menyisipkan Grafik

Dalam membuat naskah kadang-kadang diperlukan grafik untuk menggambarkan suatu kondisi tertentu, misalnya grafik hasil penjualan. Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkahnya:

1.         Klik tab insert, sehingga muncul ikon-ikon untuk pembuatan grafik, lalu klik Chart.

2.       Akan muncul Chart Type, yang berisi tipe-tipe grafik. Pilih salah satu dengan klik.

3.       Akan muncul tampilan grafik dan jendela Excel.

4.       Setelah selesai klik ikon Close pada Excel. Grafik pada dokumen Word kalian telah berganti.

C.      Menyisipkan Gambar

ü Menyisipkan ClipArt

ClipArt adalah gambar atau ilustrasi yang disediakan Microsoft Word. Gambar-gambar ini dapat ditambahkan dalam teks sehingga memperindah tampilan teks. Untuk menambahkan ClipArt, kalian dapat melakukan langkah-langkah berikut:

a.       Klik menu insert kemudian klik ikon ClipArt.

b.       Lakukan klik pada kotak Organize Clips.

c.       Pada kotak Collection List, kamu dapat memilih sumber ClipArt yang dapat kamu ambil.

ü Menyisipkan Gambar

Untuk menambahkan gambar dalam teks, kamu dapat melakukan langkah-langkah berikut:

a.       Letakkan kursor di bagian dokumen yang kamu inginkan. Klik menu insert, kemudian pilih Picture. Lanjutkan dengan memilih From File. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Picture.

b.       Carilah letak gambar yang kamu inginkan pada kotak Look in.

c.       Klik nama File gambar tersebut.

d.       Klik insert sehingga gambar menyisip dalam dokumen.

D.      Membuat Mail Merge

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.         Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)

2.       Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

3.       Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4.       Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkat.

5.       Pilih Use the current document kemudian klik Next

6.       Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.

7.       Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

a.       Klik Customize columns

b.       Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

c.       Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

d.       Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e.       Jika dirasa sudah cukup klik OK

f.         Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

g.       Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h.       Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

i.         muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

8.       Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

9.       Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

10.     Pada pilihan write your letter, pilih More item

11.       Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert.

12.     Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.

13.     kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

14.     Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.

15.     Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.